Jak jsme u klienta zefektivnili řízení pohledávek

Ty po splatnosti klesly o 50 %. Současně jsme uvolnili cashflow o 1 milion Kč. A systematická kontrola přitom zabere jen 20 minut týdně.

O společnosti Flexima s. r. o.

Firma se 110 zaměstnanci a ročním obratem 80 mil. Kč je specialistou na třídičské a kvalitativní služby v automotive. Představuje výhradního dodavatele kontroly kvality pro Toyotu. Flexima se na nás firma obrátila s obtížemi, jimž čelila v oblasti pohledávek. Proto jsme do podniku implementovali systém jejich řízení. Za tím účelem jsme vytvořili směrnici. Definuje jednotlivé kroky od upomínek až po předání pohledávky právní komisi či její odepsání.

Výzvy a počáteční stav

Správa pohledávek byla ve Fleximě do té doby spíše reaktivní. Problémy se řešily ve chvíli, kdy docházely prostředky na účtu nebo když zákazníci dlouhodobě neplatili. Analýzy se prováděly zpětně a často bylo pozdě na efektivní vymáhání dluhů.

Hlavním katalyzátorem pro změnu bylo zjištění, že současný stav není dlouhodobě udržitelný. Firma proto od nás potřebovala systematický postup, který by zajistil pravidelnou a včasnou reakci na problémové pohledávky a nesrovnalosti v cashflow.

„Při rozhodování o dodavateli služby pro nás bylo stěžejní nastavení osvědčených postupů z korporátního prostředí, které je má zvládnuté na té nejvyšší úrovni. Conso.cz jsme zvolili pro hluboké znalosti v oblasti pohledávek a schopnost přinést praktická řešení vycházející právě z know-how korporátů, s nimiž mají letité zkušenosti.“ Flexima s. r. o.

Implementace systému řízení pohledávek

Do řešení byl na straně Fleximy zapojen generální ředitel, pracovníci finančního a obchodního oddělení. Nastavení procesů včetně přípravy dokumentace zabralo sedm dní. Následně byli proškoleni zaměstnanci, schopní v systému cíleného řízení pohledávek dobře fungovat už po měsíci. Výsledky byly hmatatelné již další měsíc. Implementace probíhala ve čtyřech krocích.

1. Analýza aktuální situace: identifikace problémových oblastí a rizik.
2. Vytvoření směrnice pro správu pohledávek: Stanovení pravidel pro sledování, upomínání a právní kroky.
3. Zavedení nástroje pro pravidelný monitoring: Jednoduché řešení v Excelu a SharePointu v kombinaci se stanovením kompetencí umožnilo lepší spolupráci týmu.
4. Zaškolení týmu: Adaptace zaměstnanců na nové procesy a postupy.

Před nastavením procesu

• Nedostatek přehledu a systematičnosti v řízení pohledávek
• Riziko nezaplacených pohledávek vedoucí k horšímu casflow a finanční nestabilitě
• Zátěž pro tým, který se opakovaně vracel k manuálním analýzám

Po zavedení správy pohledávek

• Transparentní a pravidelné řízení pohledávek s přehledem o jejich stavu
• Optimalizace peněžních toků a finanční stabilita skrze správu pohledávek
• Časově nenáročný proces řízení pohledávek, který nezatěžuje tým

A výsledky?

Efektivní správa pohledávek přinesla Fleximě jak měřitelný, tak pocitový účinek. Kromě finančních úspor došlo i na subjektivní přínosy. Řešení poskytlo lepší přehled o stavu pohledávek a jistotu, že jsou pod kontrolou. Jde rovněž o dobrou vizitku pro vedení.

1. O 50 % méně pohledávek po splatnosti
2. Uvolnění cashflow ve výši až 1 000 000 korun
3. Systematická a časově úsporná kontrola, která zabere jen 20 minut týdně

„Firmy často bojují s nedostatkem hotovosti, kterou si pak musí půjčovat, což nese další náklady. Efektivní správa pohledávek pomohla Fleximě rychleji získat peníze zpět a eliminovat potřebu externího financování. Navíc správné řízení minimalizuje riziko, že pohledávka nebude nikdy zaplacena. Díky systematickému přístupu Flexima ví, jaké pohledávky a kdy vymáhat či je uplatnit formou opravné položky z daní. Bez daného procesu se klient musí pouštět do dílčí analýzy jednotlivých klientů. Dá si dohromady data. Zjišťuje, proč nezaplatil, prochází e-maily a historii. To vše stojí hodně času. Ten byl výrazně zkrácen díky jasného a automatizovanému přístupu.“ – Pavel Peňáz, zakladatel Conso

Další plány a doporučení

Protože se systematický přístup k řízení pohledávek Fleximě osvědčil, tak v něm chce pokračovat. Chce automatizaci pohledávek rozšířit. V plánu je automatizované zasílání upomínek, právní vymáhání i tvorba opravných položek.

„Protože byly pohledávky rozděleny do kategorií splatností – u nichž byl definován jak spouštěč akce od upomínky po tvorbu opravných položek, tak příslušné akční kroky jako rozhodnutí o zastavení dodávek či zadržení zásob dlužníkovi – došlo k výrazné systematizaci práce. Ta byla navíc automatizována.

Příklad: Jakmile je pohledávka po splatnosti, odešle se automaticky e-mail na klienta s informací o dlužné částce. Pokud se nic neděje více než 30 dní, automaticky se aktivuje akční plán pro výběr dlužné částky. To vše nám snížilo manuální vstupy a zvýšilo efektivitu, proto v automatizaci budeme pokračovat.“ Flexima s. r. o.

Zaujalo vás řešení pro správu pohledávek? Neváhejte nás kontaktovat prostřednictvím e-mailové adresy kontakt@conso.cz. Ozveme se zpět již do 24 h.